Automatisch afletteren voor webshops met de Combidesk koppelingen
Wat is afletteren?
Het boekhoudkundige begrip afletteren betekent simpelweg het afvinken van mutaties die bij elkaar horen. Hierbij wordt je bankafschrift gekoppeld aan openstaande verkoop- of inkoopfacturen in je administratie. Heb je bijvoorbeeld iets verkocht voor € 100? Dan wordt het bankafschrift van € 100 gekoppeld aan de verkoopfactuur van € 100 van de specifieke verkoop.Waarom is afletteren belangrijk?
Afletteren is van groot belang. Het kan je namelijk veel tijd en hoofdpijn besparen. Dankzij het heldere beeld weet je direct welke posten er nog openstaan. Zo weet je precies wie jou al heeft betaald en welke leverancier jij zelf nog moet betalen. Dit voorkomt onnodige herinneringen, extra kosten en ontevreden relaties.Hoe werkt afletteren?
Bij afletteren koppel je een betaling aan een openstaande post of grootboekrekening. Op het moment dat dit gebeurt komt de openstaande in-of verkoopfactuur op ‘betaald’ te staan. Als het ware valt deze factuur dus weg. Het afletteren kun je zowel handmatig als automatisch doen. Bij automatisch afletteren hoef je alleen jouw bankafschriften en je PSP-transacties te importeren. Op basis van de omschrijving en het bedrag op de afschriften, probeert het boekhoudprogramma een match te vinden met de openstaande posten in jouw administratie. Als deze match er is, zal er automatisch worden afgeletterd. De afgeletterde mutaties verdwijnen uit het overzicht, zo weet je precies wat er afgeletterd is en welke posten er nog openstaan.Nog makkelijker afletteren dankzij software koppelingen van Combidesk
Om dit importproces te automatiseren en veel tijd te besparen, kun je koppelingen van Combidesk installeren. Dergelijke koppelingen synchroniseren de omzet uit je webshop en transacties van je betaalprovider (PSP) naar je boekhoudprogramma. Hiervoor installeer je twee koppelingen, een (1) koppeling tussen jouw webshop en boekhoudprogramma en (2) een koppeling tussen jouw betaalprovider en boekhoudprogramma. Belangrijk hierbij is dat jouw boekhoudprogramma zowel met jouw webshop als de betaalprovider gekoppeld kan worden om automatisch af te letteren. We geven je verderop in dit artikel een overzicht van alle Combidesk koppelingen die dit mogelijk maken. Automatisch afletteren met Combidesk werkt als volgt: Stap 1: Er wordt een aankoop gedaan Er wordt een aankoop gedaan in jouw webshop. De klant betaalt via een betaalsysteem dat jij via een betaalprovider aanbiedt. Stap 2: De PSP verwerkt de betaling Vervolgens zal de betaalprovider de betaling verwerken. Wanneer de PSP-transactie niet geslaagd is zal er een nieuwe poging tot betalen gedaan worden. Is het wel geslaagd? Dan zal jouw webshop de PSP-transactie noteren. Stap 3: De Combidesk koppeling synchroniseert de order De Combidesk koppeling tussen jouw webshop en jouw boekhoudsysteem zal de order synchroniseren. Hierbij wordt de verkooporder automatisch doorgezet als verkoopboeking of -factuur in jouw boekhoudsysteem. Inclusief de klantgegevens die bij de verkooporder horen. Stap 4: PSP-transactie Volgend op stap 3 wordt er door de Combidesk koppeling tussen jouw Payment Service Provider en het boekhoudprogramma de PSP-transactie opgehaald en automatisch gematcht aan de juiste openstaande post in jouw boekhouding, in dit geval de juiste verkooporder. Dit gebeurt één keer per dag of week, dit is afhankelijk van de frequentie van uitbetalen van jouw PSP. [caption id="attachment_114362" align="alignnone" width="500"]
Afbeelding 1. De mogelijke koppelingen van Combidesk[/caption]